KIEM.io - Smart Business Software

Stap 1 van 5

Leuk dat je met KIEM wilt starten!

Kies of je KIEM eerst rustig wilt proberen of direct met de volledige versie aan de slag wilt. Hulp nodig tijdens het starten? We helpen je graag. Mail naar mail@kiem.io of bel 0161 34 55 55.

Start met 14 dagen gratis proberen Ontdek KIEM zonder maandelijkse kosten. Je proefperiode stopt automatisch op 06-10-2026. Direct aan de slag met KIEM Sla de proefperiode over en start direct met de volledige versie. Je eerste factuur wordt de volgende dag verzonden.

Stap 2 van 5

Voor hoeveel gebruikers wil je KIEM gebruiken?

KIEM werkt met een licentie voor het maximale aantal gebruikers binnen je administratie. Kies hoeveel gebruikers je nu nodig hebt. Je kunt dit later op ieder moment aanpassen.

Aantal gebruikers 1

1 gebruiker 5 gebruikers

Je proefperiode stopt op 06-10-2026

Tijdens de proefperiode kun je KIEM met maximaal 5 gebruikers testen.
Je kunt medewerkers later eenvoudig toevoegen of verwijderen.
Je kunt het aantal gebruikers op ieder moment verhogen of verlagen.
Je krijgt een gratis tijdelijke mailbox met @bedrijfsmail.nl om te testen.

Flexibel aanpassen

Voeg eenvoudig gebruikers toe of verwijder ze wanneer je team verandert. Een wijziging gaat in vanaf je eerstvolgende factuur.

Stap 3 van 5

Maak je persoonlijke account aan

Dit wordt het eerste gebruikersaccount binnen je nieuwe administratie. Met dit account beheer je KIEM en kun je later andere medewerkers toevoegen.

Voornaam

Vul je voornaam in.

Tussenvoegsel

Achternaam

Vul je achternaam in.

E-mailadres

Vul een geldig e-mailadres in.

Gewenste gebruikersnaam

Kies een gebruikersnaam.

Gebruik een e-mailadres dat nog niet aan een KIEM-account is gekoppeld.

Heb je al een account? Kies dan onderaan voor 'Ik heb al een account'. Na het inloggen kun je vanuit je bestaande account een nieuwe administratie aanmaken.

Jouw beheerdersaccount

Dit eerste account krijgt automatisch beheerdersrechten. Daarmee kun je onder andere gebruikers, rechten en instellingen beheren.

Stap 4 van 5

Vertel ons iets over je bedrijf

Vul hier de officiële gegevens van je bedrijf in. Wij gebruiken deze informatie voor je KIEM-abonnement en onze facturatie.

Bedrijfsnaam

Vul je bedrijfsnaam in.

Adres

Postcode

Plaats

Land

Telefoon

Algemeen e-mailadres

Website

KvK-nummer

Vul je KvK-nummer in.

BTW-nummer

Vul je BTW-nummer in.

Alleen voor je KIEM-abonnement

Deze bedrijfsgegevens gebruiken wij om je account in te richten en onze facturen te versturen.

Je klanten zien deze gegevens niet automatisch op jouw offertes, facturen of andere documenten. Die gegevens stel je later zelf in binnen KIEM.

Stap 5 van 5

Nog één laatste controle

Controleer of je gegevens en keuzes kloppen. Is alles in orde? Bevestig dan de voorwaarden en maak je account aan.

Je maakt het volgende account aan

Naam: -
E-mailadres: -

Je wachtwoord wordt automatisch aangemaakt en per e-mail verzonden. Dit account krijgt beheerdersrechten binnen de nieuwe administratie.

Je maakt de volgende administratie aan

Controleer hier nog één keer de bedrijfsnaam en adresgegevens.

Bedrijfsnaam: -
Adresgegevens: -

Je start met een gratis proefperiode

Tijdens de proefperiode kun je alle functies van KIEM gebruiken. De proefperiode stopt automatisch op 06-10-2026. Wil je daarna doorgaan? Dan kun je vanuit KIEM eenvoudig een abonnement starten.

Algemene voorwaarden Open voorwaarden

Algemene voorwaarden KIEM.io

Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

Mach Software: Mach Software B.V., handelend onder de handelsnaam KIEM.io.

KIEM.io: de online bedrijfsapplicatie die door Mach Software wordt aangeboden.

Klant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf en een overeenkomst sluit voor het gebruik van KIEM.io.

Gebruiker: een persoon aan wie de Klant toegang geeft tot KIEM.io.

Dienst: de software, functionaliteiten, opslagruimte, ondersteuning en overige diensten die via KIEM.io worden aangeboden.

Klantgegevens: alle gegevens, documenten, bestanden, e-mails en andere informatie die de Klant of een Gebruiker in KIEM.io invoert, opslaat, importeert, verzendt of verwerkt.

KIEM.io is een handelsnaam van Mach Software B.V. Alle overeenkomsten met betrekking tot KIEM.io worden aangegaan met Mach Software B.V.

KIEM.io wordt uitsluitend aangeboden aan zakelijke klanten die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf.

Artikel 1. Gebruik van de dienst

1.1

KIEM.io biedt de Klant een online bedrijfsapplicatie voor onder andere relatiebeheer, projecten, werkopdrachten, taken, urenregistratie, offertes, facturen, e-mail, documenten, planning en interne samenwerking.

Welke onderdelen beschikbaar zijn, is afhankelijk van het gekozen abonnement en eventuele aanvullende afspraken.

1.2

Om KIEM.io te kunnen gebruiken, moet de Klant een account aanmaken of een bestelling plaatsen. De overeenkomst komt tot stand zodra:

- Mach Software de bestelling heeft geaccepteerd;
- het account is geactiveerd; of
- de Klant KIEM.io daadwerkelijk in gebruik neemt.

1.3

De Klant is verantwoordelijk voor alle Gebruikers die via zijn omgeving toegang hebben tot KIEM.io.

De Klant bepaalt zelf welke Gebruikers toegang krijgen en welke rechten zij binnen KIEM.io hebben.

1.4

De Klant en de Gebruikers moeten hun inloggegevens zorgvuldig beveiligen. Wachtwoorden en andere toegangsmiddelen mogen niet met onbevoegden worden gedeeld.

Wanneer KIEM.io ondersteuning biedt voor multifactorauthenticatie, wordt van de Klant verwacht dat deze beveiligingsmogelijkheid wordt gebruikt.

1.5

Mach Software mag ervan uitgaan dat handelingen die na een geldige aanmelding binnen het account worden uitgevoerd, onder verantwoordelijkheid van de Klant plaatsvinden.

De Klant moet Mach Software direct informeren wanneer:

- een wachtwoord of ander toegangsmiddel bij een onbevoegde bekend is;
- een account mogelijk is misbruikt;
- een onbevoegde toegang heeft gekregen tot de omgeving van de Klant; of
- zich een ander beveiligingsincident heeft voorgedaan.

1.6

De Klant is zelf verantwoordelijk voor:

- de juistheid en volledigheid van ingevoerde gegevens;
- het beheer van Gebruikers en toegangsrechten;
- het tijdig verwijderen of blokkeren van voormalige medewerkers;
- de inhoud van offertes, facturen, e-mails en documenten;
- de inrichting van administratieve en financiële instellingen;
- het naleven van fiscale, administratieve en wettelijke verplichtingen;
- het controleren van door KIEM.io gemaakte berekeningen, documenten en overzichten;
- het verkrijgen van de benodigde toestemmingen en grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens.

1.7

KIEM.io is een ondersteunend softwarepakket. Het gebruik van KIEM.io ontslaat de Klant niet van zijn eigen administratieve, fiscale, juridische of wettelijke verantwoordelijkheden.

Mach Software geeft geen fiscaal, juridisch of boekhoudkundig advies.

Artikel 2. Gebruiksregels

2.1

Het is verboden KIEM.io te gebruiken voor activiteiten die in strijd zijn met Nederlandse of andere toepasselijke wet- en regelgeving.

Het is onder andere niet toegestaan om via KIEM.io:

- onrechtmatige, bedreigende, discriminerende, lasterlijke of frauduleuze informatie te verwerken;
- spam of andere ongevraagde commerciële communicatie te versturen;
- malware, virussen of schadelijke bestanden te verspreiden;
- inbreuk te maken op intellectuele eigendomsrechten of privacyrechten van anderen;
- persoonsgegevens te verwerken zonder geldige grondslag;
- toegang te verkrijgen tot systemen, accounts of gegevens waarvoor geen toestemming bestaat;
- de werking of beveiliging van KIEM.io te onderzoeken, omzeilen of verstoren;
- buitensporige belasting van de systemen te veroorzaken;
- KIEM.io door te verkopen, te verhuren of als eigen dienst aan derden aan te bieden zonder schriftelijke toestemming van Mach Software.

2.2

De Klant moet zich bij het gebruik van KIEM.io houden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming en andere toepasselijke privacywetgeving.

2.3

KIEM.io is niet bedoeld voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke persoonsgegevens of andere zeer gevoelige informatie, tenzij hierover vooraf schriftelijke afspraken met Mach Software zijn gemaakt.

De Klant blijft verantwoordelijk voor de beoordeling of gegevens via KIEM.io mogen worden verwerkt.

2.4

Het is niet toegestaan om de software, broncode, vormgeving, databasestructuur of andere onderdelen van KIEM.io te kopiëren, openbaar te maken, te reverse-engineeren of op een andere manier te gebruiken buiten het normale gebruik van de Dienst.

2.5

Wanneer Mach Software constateert dat de Klant deze gebruiksregels overtreedt, of wanneer Mach Software hierover een klacht ontvangt, mag Mach Software maatregelen nemen om de overtreding te beëindigen.

Mach Software mag daarbij onder andere:

- bepaalde functionaliteiten beperken;
- de toegang van een Gebruiker blokkeren;
- gegevens of berichten tijdelijk blokkeren;
- de gehele omgeving van de Klant tijdelijk opschorten; of
- de overeenkomst beëindigen.

Mach Software zal de Klant hierover informeren, tenzij dit vanwege de aard of ernst van de situatie redelijkerwijs niet mogelijk is.

2.6

Wanneer naar het oordeel van Mach Software gevaar, hinder of schade ontstaat voor de systemen van Mach Software, KIEM.io, andere klanten of derden, mag Mach Software alle maatregelen nemen die redelijkerwijs nodig zijn om dit gevaar te beperken of te voorkomen.

2.7

Mach Software mag aangifte doen van geconstateerde strafbare feiten en mag op grond van een wettelijke verplichting gegevens verstrekken aan bevoegde instanties.

2.8

Schade die ontstaat door een overtreding van deze gebruiksregels mag door Mach Software op de Klant worden verhaald.

De Klant vrijwaart Mach Software voor aanspraken van derden die voortvloeien uit het handelen van de Klant of zijn Gebruikers.

Artikel 3. Beschikbaarheid en onderhoud

3.1

Mach Software spant zich in om KIEM.io zo goed mogelijk beschikbaar te houden, maar garandeert geen ononderbroken of foutloze werking.

Tenzij schriftelijk een afzonderlijke serviceovereenkomst is gesloten, geldt er geen gegarandeerd beschikbaarheidspercentage of gegarandeerde oplostijd.

3.2

Mach Software onderhoudt en beveiligt KIEM.io actief. Onderhoud kan leiden tot een tijdelijke beperking van de beschikbaarheid.

Gepland onderhoud wordt waar mogelijk vooraf aangekondigd. Spoedonderhoud kan zonder voorafgaande aankondiging worden uitgevoerd.

3.3

Mach Software mag de werking, vormgeving en functionaliteit van KIEM.io aanpassen. Hieronder valt ook het toevoegen, wijzigen of verwijderen van functionaliteiten.

Mach Software probeert wezenlijke wijzigingen die een belangrijke invloed hebben op het gebruik vooraf aan te kondigen.

3.4

Een deel van KIEM.io kan afhankelijk zijn van diensten van derden, zoals hostingproviders, e-mailproviders, betaaldiensten, agenda-aanbieders of andere gekoppelde software.

Mach Software is niet verantwoordelijk voor storingen, wijzigingen of beperkingen bij deze externe diensten.

3.5

Mach Software mag maatregelen nemen wanneer het gebruik van een Klant leidt tot een ongebruikelijke of buitensporige belasting van KIEM.io.

Wanneer structureel meer capaciteit of opslag nodig is dan binnen het abonnement is inbegrepen, kunnen hierover aanvullende afspraken en kosten gelden.

3.6

Feedback en suggesties van de Klant zijn welkom. Mach Software bepaalt zelf welke verbeteringen of aanpassingen worden ontwikkeld en wanneer deze beschikbaar komen.

Artikel 4. Intellectueel eigendom en gegevens

4.1

Alle intellectuele eigendomsrechten op KIEM.io, de software, vormgeving, documentatie, teksten, databasestructuur en andere onderdelen van de Dienst berusten bij Mach Software of haar licentiegevers.

4.2

De Klant krijgt gedurende de looptijd van de overeenkomst een beperkt, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor KIEM.io.

Dit gebruiksrecht geldt uitsluitend voor intern zakelijk gebruik en binnen de grenzen van het gekozen abonnement.

4.3

Klantgegevens blijven eigendom van de Klant of van de oorspronkelijke rechthebbende.

Mach Software krijgt uitsluitend het gebruiksrecht dat noodzakelijk is om:

- KIEM.io beschikbaar te stellen;
- de gegevens op te slaan en te verwerken;
- back-ups te maken;
- ondersteuning te verlenen;
- beveiligingsincidenten te onderzoeken;
- technische problemen op te lossen; en
- te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4.4

De Klant garandeert dat hij gerechtigd is de Klantgegevens in KIEM.io op te slaan en te verwerken.

De Klant vrijwaart Mach Software voor aanspraken van derden die stellen dat Klantgegevens inbreuk maken op hun rechten.

4.5

Mach Software neemt geen kennis van Klantgegevens, tenzij dit noodzakelijk is voor:

- het leveren van ondersteuning;
- het oplossen van een technisch probleem;
- het onderzoeken van misbruik of een beveiligingsincident;
- het uitvoeren van een opdracht van de Klant; of
- het naleven van een wettelijke verplichting.

Personen die namens Mach Software toegang kunnen hebben tot Klantgegevens zijn gebonden aan geheimhouding.

4.6

Mach Software mag geanonimiseerde en samengevoegde gebruiksgegevens gebruiken voor statistieken, beveiliging en verbetering van KIEM.io, voor zover deze gegevens niet naar de Klant, Gebruikers of andere personen herleidbaar zijn.

Artikel 5. Vergoeding en betaling

5.1

Voor het gebruik van KIEM.io is de Klant de overeengekomen vergoeding verschuldigd.

De vergoeding kan onder andere afhankelijk zijn van:

- het gekozen abonnement;
- het aantal Gebruikers;
- de afgenomen modules;
- het gebruik van aanvullende functionaliteiten;
- opslag, verbruik of transacties; en
- aanvullende diensten of werkzaamheden.

5.2

Alle genoemde bedragen zijn exclusief btw en andere heffingen, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld.

5.3

KIEM.io wordt achteraf gefactureerd over de overeengekomen facturatieperiode.

Wanneer geen andere facturatieperiode is afgesproken, wordt de vergoeding periodiek gefactureerd volgens de bestelling, offerte of abonnementsbevestiging.

5.4

Facturen worden digitaal verzonden naar het door de Klant opgegeven factuuradres of beschikbaar gesteld via KIEM.io.

De Klant is verantwoordelijk voor het actueel houden van zijn factuur- en contactgegevens.

5.5

Facturen moeten binnen veertien dagen na de factuurdatum worden betaald.

Betaling kan plaatsvinden:

- via de iDEAL-betaallink bij de factuur;
- via een bankoverschrijving; of
- via een andere betaalmethode die door Mach Software wordt aangeboden.

5.6

Wanneer de Klant van mening is dat een factuur niet juist is, moet hij dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen veertien dagen na de factuurdatum schriftelijk melden.

Een bezwaar tegen een gedeelte van de factuur schort de betalingsverplichting voor het niet-betwiste gedeelte niet op.

5.7

De Klant mag verschuldigde bedragen niet verrekenen of de betaling opschorten, tenzij Mach Software hiermee schriftelijk heeft ingestemd of dwingend recht anders bepaalt.

5.8

Wanneer de Klant niet binnen de betalingstermijn betaalt, is de Klant van rechtswege in verzuim.

Vanaf dat moment is de Klant de wettelijke handelsrente verschuldigd over het openstaande bedrag.

Ook komen redelijke buitengerechtelijke incassokosten en eventuele gerechtelijke kosten voor rekening van de Klant, voor zover dit wettelijk is toegestaan.

5.9

Mach Software mag de toegang tot KIEM.io geheel of gedeeltelijk opschorten wanneer een factuur niet op tijd is betaald.

Voordat de toegang wordt opgeschort, ontvangt de Klant waar redelijkerwijs mogelijk eerst een betalingsherinnering en een aanvullende betaaltermijn.

5.10

Een opschorting vanwege een betalingsachterstand beëindigt de overeenkomst en de betalingsverplichtingen van de Klant niet.

Na volledige betaling kan de toegang opnieuw worden geactiveerd.

5.11

Werkzaamheden die buiten het abonnement vallen, mogen afzonderlijk worden gefactureerd. Mach Software zal de Klant vooraf informeren wanneer redelijkerwijs voorzienbaar is dat aanvullende kosten ontstaan.

Artikel 6. Aansprakelijkheid

6.1

KIEM.io is een hulpmiddel voor het ondersteunen van bedrijfsprocessen. Mach Software garandeert niet dat:

- KIEM.io geschikt is voor ieder specifiek doel;
- ieder bedrijfsproces volledig kan worden geautomatiseerd;
- alle gegevens altijd foutloos worden verwerkt;
- documenten of berekeningen voldoen aan alle specifieke regels die voor de Klant gelden;
- het gebruik van KIEM.io leidt tot een bepaald financieel, administratief of commercieel resultaat.

6.2

De Klant blijft verantwoordelijk voor het controleren van onder andere:

- klant- en leveranciersgegevens;
- urenregistraties;
- offertes;
- facturen;
- btw-percentages;
- factuurnummers;
- betaalgegevens;
- boekhoudkundige gegevens;
- rapportages;
- fiscale informatie; en
- verzonden communicatie.

6.3

Mach Software is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door:

- onjuiste of onvolledige gegevens van de Klant;
- verkeerd gebruik van KIEM.io;
- verkeerd ingestelde Gebruikersrechten;
- handelen van Gebruikers;
- onbevoegde toegang door onvoldoende beveiligde accounts;
- storingen of wijzigingen bij diensten van derden;
- gegevens die via een externe koppeling verkeerd, onvolledig of te laat worden aangeleverd;
- beslissingen die de Klant neemt op basis van informatie uit KIEM.io;
- het niet naleven van fiscale, administratieve of wettelijke verplichtingen door de Klant.

6.4

Mach Software is alleen aansprakelijk voor directe schade die aantoonbaar het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van Mach Software.

6.5

Behalve bij opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van Mach Software, is de totale aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag exclusief btw dat de Klant voor KIEM.io heeft betaald over de drie maanden voorafgaand aan de gebeurtenis waardoor de schade is ontstaan.

Wanneer de overeenkomst op dat moment nog geen drie maanden loopt, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat gedurende de looptijd is gefactureerd.

6.6

Mach Software is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder:

- gevolgschade;
- gederfde winst;
- gemiste besparingen;
- reputatieschade;
- verlies van klanten;
- schade door bedrijfsstagnatie;
- verlies van gegevens voor zover herstel redelijkerwijs mogelijk was; en
- aanspraken van derden.

6.7

Een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt voor de toepassing van de aansprakelijkheidsbeperking als één gebeurtenis.

6.8

De Klant moet schade zo snel mogelijk schriftelijk melden en Mach Software een redelijke mogelijkheid geven om de oorzaak te onderzoeken en de schade te beperken.

Een aanspraak op schadevergoeding vervalt wanneer de schade niet binnen twee maanden na ontdekking schriftelijk bij Mach Software is gemeld.

6.9

De beperkingen in dit artikel gelden niet wanneer de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van Mach Software, of wanneer een beperking volgens dwingend recht niet is toegestaan.

6.10

Mach Software is niet aansprakelijk voor schade door overmacht.

Onder overmacht valt onder andere:

- een storing bij een hosting- of internetprovider;
- stroomuitval;
- telecommunicatiestoringen;
- cyberaanvallen die ondanks passende beveiligingsmaatregelen niet konden worden voorkomen;
- overheidsmaatregelen;
- pandemieën;
- stakingen;
- brand;
- overstroming;
- oorlog;
- uitval van externe koppelingen; en
- andere omstandigheden waarop Mach Software redelijkerwijs geen invloed heeft.

Artikel 7. Duur en beëindiging

7.1

De overeenkomst gaat in op het moment dat de bestelling is geaccepteerd, het account is geactiveerd of KIEM.io door de Klant in gebruik wordt genomen.

7.2

De overeenkomst wordt aangegaan voor de looptijd die in de bestelling, offerte of abonnementsbevestiging is vermeld.

Wanneer geen looptijd is vermeld, wordt de overeenkomst aangegaan voor onbepaalde tijd.

7.3

Een overeenkomst voor bepaalde tijd kan worden opgezegd volgens de afspraken in de bestelling, offerte of abonnementsbevestiging.

Wanneer daarover geen afzonderlijke afspraken zijn gemaakt, kan de overeenkomst na afloop van de eerste overeengekomen periode worden opgezegd met een opzegtermijn van één maand.

7.4

Een overeenkomst voor onbepaalde tijd kan schriftelijk worden opgezegd met een opzegtermijn van één maand.

7.5

Opzegging ontslaat de Klant niet van de verplichting om reeds geleverde diensten, gebruikte functionaliteiten en openstaande facturen te betalen.

7.6

Mach Software mag de overeenkomst met onmiddellijke ingang geheel of gedeeltelijk beëindigen of opschorten wanneer:

- de Klant deze voorwaarden ernstig of herhaaldelijk overtreedt;
- de Klant ondanks een herinnering niet betaalt;
- de Klant KIEM.io gebruikt voor onrechtmatige activiteiten;
- het gebruik van de Klant gevaar oplevert voor KIEM.io of andere klanten;
- de Klant failliet wordt verklaard;
- surseance van betaling wordt aangevraagd;
- de onderneming van de Klant wordt beëindigd; of
- redelijkerwijs niet langer van Mach Software kan worden verwacht dat zij de overeenkomst voortzet.

7.7

Na beëindiging van de overeenkomst wordt de toegang tot KIEM.io geblokkeerd.

De Klant is zelf verantwoordelijk voor het tijdig exporteren van de gegevens die hij na beëindiging wil bewaren.

7.8

Voor zover de beschikbare functionaliteit dit ondersteunt, kan de Klant gedurende de looptijd en binnen dertig dagen na beëindiging zijn gegevens exporteren.

Voor aanvullende werkzaamheden, maatwerkexports of ondersteuning bij een gegevensoverdracht mogen redelijke kosten worden berekend.

7.9

Mach Software mag Klantgegevens vanaf dertig dagen na beëindiging definitief verwijderen, tenzij:

- schriftelijk een andere termijn is overeengekomen;
- een wettelijke bewaarplicht geldt;
- de gegevens onderdeel zijn van een back-up die volgens de normale back-upcyclus wordt verwijderd; of
- bewaring nodig is in verband met een juridisch geschil.

7.10

Gegevens die Mach Software zelf nodig heeft voor haar administratie, facturatie, beveiliging of wettelijke verplichtingen mogen langer worden bewaard.

Artikel 8. Wijzigingen van de dienst, prijzen en voorwaarden

8.1

Mach Software mag de functionaliteit van KIEM.io, de abonnementsvormen, prijzen en deze algemene voorwaarden wijzigen.

8.2

Materiële wijzigingen van de prijzen of voorwaarden worden waar mogelijk minimaal dertig dagen voor de ingangsdatum aangekondigd.

8.3

Wanneer een wijziging aantoonbaar nadelig is voor de Klant, mag de Klant de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

Dit opzeggingsrecht geldt niet wanneer de wijziging:

- uitsluitend in het voordeel van de Klant is;
- geen wezenlijke gevolgen heeft;
- noodzakelijk is vanwege wet- of regelgeving;
- noodzakelijk is vanwege beveiliging; of
- betrekking heeft op een uitbreiding waarvoor de Klant niet extra hoeft te betalen.

8.4

Prijswijzigingen gelden niet met terugwerkende kracht voor reeds gefactureerde perioden.

8.5

Mach Software mag wijzigingen direct doorvoeren wanneer dit noodzakelijk is voor beveiliging, fraudepreventie, continuïteit of het naleven van wet- en regelgeving.

Artikel 9. Overige bepalingen

9.1

Op iedere overeenkomst met betrekking tot KIEM.io is Nederlands recht van toepassing.

9.2

Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter in het arrondissement waar Mach Software statutair is gevestigd, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

9.3

Mededelingen, facturen, waarschuwingen en andere communicatie mogen digitaal en per e-mail worden verzonden.

Een bericht dat is verzonden naar het laatst bekende e-mailadres van de Klant wordt geacht correct te zijn verzonden.

9.4

De Klant moet wijzigingen in contactgegevens, bedrijfsgegevens en factuurgegevens zo snel mogelijk doorgeven.

9.5

Wanneer een bepaling uit deze voorwaarden ongeldig of niet-afdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.

Partijen zullen de ongeldige bepaling vervangen door een geldige bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij het oorspronkelijke doel.

9.6

Mach Software mag haar rechten en verplichtingen uit de overeenkomst overdragen aan een derde die KIEM.io of de betreffende bedrijfsactiviteiten overneemt.

9.7

De Klant mag zijn rechten en verplichtingen niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Mach Software overdragen aan een derde.

9.8

Wanneer afspraken in verschillende documenten met elkaar in strijd zijn, geldt de volgende volgorde:

1. een afzonderlijk ondertekende overeenkomst;
2. de bestelling, offerte of abonnementsbevestiging;
3. de verwerkersovereenkomst uit artikel 10 voor onderwerpen over persoonsgegevens;
4. deze algemene voorwaarden.

Artikel 10. Verwerkersovereenkomst

10.1. Rollen van partijen

Voor zover Mach Software via KIEM.io persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de Klant, is:

- de Klant de verwerkingsverantwoordelijke; en
- Mach Software de verwerker.

Voor persoonsgegevens die Mach Software voor haar eigen bedrijfsvoering verwerkt, zoals contactgegevens, factuurgegevens, accountbeheer, beveiliging en wettelijke administratie, is Mach Software zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

10.2. Onderwerp en duur van de verwerking

Mach Software verwerkt persoonsgegevens voor het beschikbaar stellen, beveiligen, onderhouden en ondersteunen van KIEM.io.

De verwerking duurt zolang de overeenkomst met de Klant loopt en gedurende de periode waarin gegevens na beëindiging nog worden bewaard.

10.3. Aard en doeleinden van de verwerking

Afhankelijk van de manier waarop de Klant KIEM.io gebruikt, kan Mach Software persoonsgegevens verwerken voor:

- relatiebeheer;
- klanten- en leveranciersbeheer;
- contactpersonenbeheer;
- projectadministratie;
- taak- en werkopdrachtbeheer;
- urenregistratie;
- personeelsplanning;
- het opstellen en verzenden van offertes;
- het opstellen en verzenden van facturen;
- debiteurenbeheer;
- e-mailverwerking;
- document- en bestandsbeheer;
- agendabeheer;
- interne communicatie;
- gebruikersbeheer;
- ondersteuning;
- beveiliging;
- logging;
- back-ups; en
- technisch beheer.

Mach Software verwerkt deze gegevens uitsluitend op basis van de overeenkomst, de instellingen binnen KIEM.io en andere gedocumenteerde instructies van de Klant.

10.4. Categorieën persoonsgegevens

Afhankelijk van het gebruik van KIEM.io kunnen onder andere de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

- namen;
- adresgegevens;
- woonplaatsen;
- e-mailadressen;
- telefoonnummers;
- functienamen;
- werkgevers en organisaties;
- klant- en leveranciersnummers;
- bankrekeningnummers;
- betaalgegevens;
- factuurgegevens;
- offertegegevens;
- projectgegevens;
- werkopdrachten;
- urenregistraties;
- afspraken en agendagegevens;
- e-mailberichten;
- documenten en bijlagen;
- interne notities;
- communicatiegegevens;
- IP-adressen;
- inloggegevens;
- technische loggegevens; en
- overige gegevens die de Klant zelf in KIEM.io invoert.

De Klant bepaalt welke gegevens daadwerkelijk in KIEM.io worden verwerkt.

10.5. Categorieën betrokkenen

De persoonsgegevens kunnen betrekking hebben op onder andere:

- medewerkers van de Klant;
- voormalige medewerkers;
- klanten;
- potentiële klanten;
- leveranciers;
- contactpersonen;
- opdrachtnemers;
- samenwerkingspartners;
- debiteuren;
- crediteuren; en
- andere personen van wie de Klant gegevens in KIEM.io verwerkt.

10.6. Verplichtingen van de Klant

De Klant garandeert dat:

- hij gerechtigd is de persoonsgegevens via KIEM.io te verwerken;
- voor iedere verwerking een geldige wettelijke grondslag bestaat;
- betrokkenen op de juiste manier zijn geïnformeerd;
- niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan noodzakelijk;
- de ingevoerde persoonsgegevens juist en actueel zijn;
- passende bewaartermijnen worden ingesteld en toegepast;
- verzoeken van betrokkenen tijdig worden afgehandeld;
- Gebruikers alleen toegang krijgen tot gegevens die zij nodig hebben;
- bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens niet zonder voorafgaande schriftelijke afspraken worden verwerkt.

De Klant is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van zijn instructies.

Wanneer Mach Software van mening is dat een instructie in strijd is met de AVG of andere privacywetgeving, zal zij de Klant hierover informeren.

10.7. Verplichtingen van Mach Software

Mach Software zal:

- persoonsgegevens uitsluitend verwerken op basis van gedocumenteerde instructies van de Klant;
- persoonsgegevens niet voor eigen commerciële doeleinden gebruiken;
- passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen treffen;
- personen met toegang tot persoonsgegevens aan geheimhouding binden;
- de Klant ondersteunen bij het naleven van zijn verplichtingen;
- persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk;
- informatie beschikbaar stellen waarmee de Klant de naleving van deze verwerkersovereenkomst kan beoordelen.

10.8. Beveiligingsmaatregelen

Mach Software treft passende technische en organisatorische maatregelen die zijn afgestemd op de risico’s van de verwerking.

Deze maatregelen kunnen onder andere bestaan uit:

- versleutelde verbindingen;
- beveiligde opslag;
- toegangsbeveiliging;
- rechtenbeheer;
- logging;
- monitoring;
- back-ups;
- beveiligingsupdates;
- procedures voor incidenten;
- beperking van administratieve toegang;
- periodieke controles; en
- maatregelen voor beschikbaarheid en herstel.

De precieze beveiligingsmaatregelen kunnen veranderen wanneer technieken, risico’s of de inrichting van KIEM.io veranderen.

10.9. Geheimhouding

Iedereen die onder verantwoordelijkheid van Mach Software toegang heeft tot persoonsgegevens, is contractueel of wettelijk verplicht tot geheimhouding.

Deze verplichting blijft ook na beëindiging van de overeenkomst bestaan.

10.10. Subverwerkers

De Klant geeft Mach Software algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen voor het leveren van KIEM.io.

Dit kunnen bijvoorbeeld leveranciers zijn van:

- hosting;
- opslag;
- back-ups;
- e-mailbezorging;
- monitoring;
- beveiliging;
- ondersteuning; en
- andere technische infrastructuur.

Mach Software sluit met subverwerkers afspraken die minimaal dezelfde bescherming bieden als deze verwerkersovereenkomst.

Een actuele lijst van belangrijke subverwerkers wordt via de website of op verzoek beschikbaar gesteld.

Wanneer een nieuwe subverwerker wezenlijke invloed heeft op de verwerking, informeert Mach Software de Klant waar redelijkerwijs mogelijk vooraf.

De Klant kan op redelijke en aantoonbare privacygronden bezwaar maken. Partijen overleggen dan over een passende oplossing. Wanneer geen oplossing mogelijk is, mag de Klant het getroffen onderdeel van de Dienst beëindigen.

10.11. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Persoonsgegevens worden alleen buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt wanneer hiervoor een geldige wettelijke doorgiftegrond bestaat.

Wanneer dit nodig is, zal Mach Software passende waarborgen gebruiken, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen.

10.12. Datalekken en beveiligingsincidenten

Wanneer Mach Software een datalek ontdekt waarbij persoonsgegevens van de Klant betrokken zijn, informeert zij de Klant zonder onredelijke vertraging.

Mach Software verstrekt, voor zover beschikbaar, informatie over:

- de aard van het incident;
- de betrokken gegevens;
- de mogelijke gevolgen;
- de genomen of voorgenomen maatregelen; en
- de contactpersoon voor verdere vragen.

Mach Software ondersteunt de Klant bij het beoordelen en beperken van het incident.

De Klant blijft als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor een eventuele melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.

Een melding door Mach Software houdt niet automatisch in dat Mach Software aansprakelijkheid erkent.

10.13. Verzoeken van betrokkenen

Wanneer een betrokkene rechtstreeks bij Mach Software een verzoek indient over persoonsgegevens die namens de Klant worden verwerkt, stuurt Mach Software dit verzoek door naar de Klant.

Mach Software zal niet zelfstandig inhoudelijk op het verzoek beslissen, tenzij zij daartoe wettelijk verplicht is.

Mach Software ondersteunt de Klant, voor zover redelijkerwijs mogelijk, bij verzoeken om:

- inzage;
- correctie;
- verwijdering;
- beperking;
- overdracht;
- bezwaar; en
- andere rechten uit de AVG.

10.14. DPIA en voorafgaande raadpleging

Mach Software ondersteunt de Klant waar redelijkerwijs mogelijk bij:

- een gegevensbeschermingseffectbeoordeling;
- een risicoanalyse;
- overleg met de Autoriteit Persoonsgegevens; en
- andere wettelijke privacyverplichtingen.

Wanneer deze ondersteuning veel aanvullende werkzaamheden vraagt en de noodzaak niet door Mach Software is veroorzaakt, mogen hiervoor redelijke kosten worden berekend.

10.15. Audit en controle

Mach Software stelt op verzoek van de Klant informatie beschikbaar die redelijkerwijs nodig is om aan te tonen dat aan deze verwerkersovereenkomst wordt voldaan. Dit kan onder meer bestaan uit bestaande auditrapporten, certificeringen of andere relevante documentatie.

Wanneer de door Mach Software verstrekte informatie redelijkerwijs onvoldoende is om aan te tonen dat aan de verplichtingen uit deze verwerkersovereenkomst wordt voldaan, kunnen partijen in overleg treden over een passende aanvullende controle. Daarbij worden redelijke voorwaarden afgesproken over onder meer planning, vertrouwelijkheid en kosten.

10.16. Teruggave en verwijdering

Na beëindiging van de overeenkomst verwijdert Mach Software de persoonsgegevens of stelt zij deze, waar mogelijk, aan de Klant beschikbaar.

Dit geldt niet voor gegevens die:

- op grond van de wet bewaard moeten blijven;
- noodzakelijk zijn voor een juridisch geschil; of
- tijdelijk aanwezig blijven in back-ups.

Gegevens in back-ups worden volgens de gebruikelijke back-up- en verwijdercycli verwijderd en worden na beëindiging niet opnieuw voor andere doeleinden gebruikt.

10.17. Aansprakelijkheid en kosten

De aansprakelijkheidsbeperkingen uit artikel 6 gelden ook voor deze verwerkersovereenkomst, voor zover dit wettelijk is toegestaan.

Aanvullende werkzaamheden die Mach Software op verzoek van de Klant verricht in het kader van audits, verzoeken van betrokkenen, gegevensoverdrachten of privacyonderzoeken mogen tegen de gebruikelijke tarieven worden gefactureerd, tenzij deze werkzaamheden noodzakelijk zijn door een aantoonbare tekortkoming van Mach Software.

Ik heb de algemene voorwaarden gelezen en ga hiermee akkoord.

Bevestig dat je akkoord bent met de algemene voorwaarden.

Ik ben bevoegd om namens BEDRIJFSNAAM deze administratie aan te maken en, wanneer van toepassing, een betaald abonnement af te sluiten.

Bevestig dat je tekenbevoegd bent en de verplichting begrijpt.

Bijna klaar

Nadat je de aanvraag hebt bevestigd, maken we je account en administratie aan. Binnen ongeveer 2 tot 5 minuten staat KIEM voor je klaar.