Gebruiksvoorwaarden KIEM.io

Artikel 1. Gebruik van de dienst

1.1. KIEM.io biedt de Klant een online bedrijfsapplicatie voor onder andere relatiebeheer, klanten- en leveranciersbeheer, projecten, werkopdrachten, taken, urenregistratie, offertes, facturen, e-mail, documenten, agenda, planning en interne samenwerking.

1.2. Om KIEM.io te gebruiken moet de Klant een account en administratie aanmaken. De overeenkomst komt tot stand zodra Mach Software de registratie of bestelling accepteert, het account activeert of de Klant KIEM.io daadwerkelijk gebruikt.

1.3. KIEM.io wordt uitsluitend aangeboden aan zakelijke klanten die handelen in de uitoefening van beroep of bedrijf.

1.4. De Klant is verantwoordelijk voor alle gegevens, documenten, e-mails, bestanden en andere informatie die de Klant of Gebruikers in KIEM.io invoeren, opslaan, importeren, verzenden of verwerken.

1.5. De Klant moet accounts, wachtwoorden, MFA-middelen, passkeys en andere toegangsmiddelen zorgvuldig beveiligen en direct melden wanneer toegangsmiddelen mogelijk bij onbevoegden bekend zijn.

1.6. Mach Software mag ervan uitgaan dat handelingen die na een geldige aanmelding binnen een account worden uitgevoerd, onder verantwoordelijkheid van de Klant plaatsvinden.

Artikel 2. Gebruiksregels

2.1. Het is verboden KIEM.io te gebruiken voor handelingen die in strijd zijn met wet- en regelgeving, rechten van derden of deze voorwaarden.

2.2. Het is in ieder geval niet toegestaan om via KIEM.io spam, malware, onrechtmatige content, discriminerende of lasterlijke informatie, ongeoorloofde marketing of gegevens zonder geldige grondslag te verwerken of te verspreiden.

2.3. KIEM.io is niet bedoeld voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke persoonsgegevens of andere zeer gevoelige informatie, tenzij hierover vooraf schriftelijke afspraken met Mach Software zijn gemaakt.

2.4. De Klant mag KIEM.io niet onderzoeken, verstoren, omzeilen, overbelasten, doorverkopen, verhuren of als eigen dienst aan derden aanbieden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Mach Software.

2.5. Wanneer Mach Software constateert dat de Klant deze regels overtreedt, of hierover een klacht ontvangt, mag Mach Software maatregelen nemen om de overtreding te beëindigen of schade te voorkomen.

2.6. De Klant vrijwaart Mach Software voor aanspraken van derden die voortvloeien uit het gebruik van KIEM.io door de Klant of Gebruikers.

Artikel 3. Beschikbaarheid en onderhoud

3.1. Mach Software spant zich in om KIEM.io goed beschikbaar te houden, maar garandeert geen ononderbroken of foutloze werking.

3.2. Mach Software onderhoudt en beveiligt KIEM.io actief. Onderhoud kan leiden tot tijdelijke beperking van de beschikbaarheid en wordt waar mogelijk vooraf aangekondigd.

3.3. Mach Software mag functionaliteit, vormgeving, koppelingen, abonnementsvormen en technische inrichting van KIEM.io aanpassen.

3.4. KIEM.io kan afhankelijk zijn van externe diensten, zoals hostingproviders, e-mailproviders, betaaldiensten, agenda-aanbieders, boekhoudsoftware, AI-providers en andere gekoppelde software.

3.5. Mach Software is niet verantwoordelijk voor storingen, wijzigingen of beperkingen bij externe diensten waarop zij redelijkerwijs geen invloed heeft.

Artikel 4. Intellectueel eigendom en klantgegevens

4.1. Alle intellectuele eigendomsrechten op KIEM.io, de software, vormgeving, documentatie, teksten, databasestructuur en overige onderdelen van de dienst berusten bij Mach Software of haar licentiegevers.

4.2. De Klant krijgt uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht om KIEM.io te gebruiken binnen de overeengekomen abonnementsvorm.

4.3. Klantgegevens blijven eigendom van de Klant of van de oorspronkelijke rechthebbende. Mach Software krijgt alleen het gebruiksrecht dat nodig is om KIEM.io te leveren, beveiligen, onderhouden en ondersteunen.

4.4. Mach Software neemt geen kennis van Klantgegevens, tenzij dit noodzakelijk is voor ondersteuning, technisch beheer, beveiliging, controle op misbruik of een wettelijke verplichting.

4.5. Mach Software mag geanonimiseerde en samengevoegde gebruiksgegevens gebruiken voor statistieken, beveiliging en verbetering van KIEM.io, voor zover deze gegevens niet naar personen of klanten herleidbaar zijn.

Artikel 5. Vergoeding en betaling

5.1. Voor het gebruik van KIEM.io is een vergoeding verschuldigd volgens de gekozen abonnementsvorm, het aantal administraties, het aantal gebruikers en eventuele aanvullende diensten of modules.

5.2. Tenzij anders vermeld, zijn alle bedragen exclusief btw en andere heffingen.

5.3. Facturen worden digitaal verzonden naar het door de Klant opgegeven factuuradres of beschikbaar gesteld via KIEM.io.

5.4. Betaling kan plaatsvinden via bankoverschrijving, betaallink of een andere betaalmethode die Mach Software aanbiedt.

5.5. Wanneer een factuur niet tijdig wordt betaald, mag Mach Software de toegang tot KIEM.io geheel of gedeeltelijk opschorten nadat de Klant waar redelijkerwijs mogelijk eerst een herinnering heeft ontvangen.

5.6. Werkzaamheden buiten het abonnement, zoals maatwerk, migratie, uitgebreide ondersteuning of extra privacy- en auditwerkzaamheden, mogen afzonderlijk worden gefactureerd.

Artikel 6. Aansprakelijkheid

6.1. KIEM.io is een hulpmiddel voor het ondersteunen van bedrijfsprocessen. Mach Software garandeert niet dat KIEM.io geschikt is voor ieder specifiek doel of dat ieder bedrijfsproces volledig kan worden geautomatiseerd.

6.2. De Klant blijft zelf verantwoordelijk voor de juistheid van ingevoerde gegevens, fiscale en administratieve verplichtingen, wettelijke bewaartermijnen, verzonden berichten, offertes, facturen, btw-percentages, betaalgegevens en beslissingen die op basis van KIEM.io worden genomen.

6.3. Behalve bij opzet of bewuste roekeloosheid is de aansprakelijkheid van Mach Software beperkt tot het bedrag exclusief btw dat de Klant voor KIEM.io heeft betaald over de drie maanden voorafgaand aan de gebeurtenis waardoor de schade is ontstaan.

6.4. Mach Software is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, verlies van gegevens of schade door bedrijfsstagnatie.

6.5. Een aanspraak op schadevergoeding vervalt wanneer de schade niet binnen twee maanden na ontdekking schriftelijk bij Mach Software is gemeld.

6.6. In geval van overmacht is Mach Software niet gehouden tot vergoeding van schade. Onder overmacht vallen onder meer storingen bij externe diensten, internet, hosting, telecommunicatie, stroomvoorziening, cyberincidenten, overheidsmaatregelen en andere omstandigheden waarop Mach Software redelijkerwijs geen invloed heeft.

Artikel 7. Duur en beëindiging

7.1. De overeenkomst loopt vanaf acceptatie, activering of ingebruikname van KIEM.io en geldt voor de overeengekomen abonnementsperiode.

7.2. Tenzij anders overeengekomen, kan de Klant het abonnement beëindigen tegen het einde van de lopende abonnementsperiode.

7.3. Mach Software mag de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen of opschorten wanneer de Klant deze voorwaarden ernstig of herhaaldelijk overtreedt, niet betaalt, KIEM.io onrechtmatig gebruikt of wanneer het gebruik gevaar oplevert voor KIEM.io, andere klanten of derden.

7.4. Na beëindiging wordt de toegang tot KIEM.io geblokkeerd. Mach Software mag Klantgegevens vanaf dertig dagen na beëindiging definitief verwijderen, tenzij schriftelijk een andere termijn is overeengekomen of een wettelijke bewaarplicht geldt.

7.5. Gegevens die Mach Software zelf nodig heeft voor administratie, facturatie, beveiliging, geschillen of wettelijke verplichtingen mogen langer worden bewaard.

Artikel 8. Wijzigingen van dienst, prijzen en voorwaarden

8.1. Mach Software mag KIEM.io, abonnementsvormen, prijzen en deze voorwaarden wijzigen.

8.2. Materiële wijzigingen van prijzen of voorwaarden worden waar mogelijk minimaal dertig dagen vooraf aangekondigd.

8.3. Wanneer een wijziging voor de Klant aantoonbaar nadelig is, mag de Klant de overeenkomst beëindigen tegen de datum waarop de wijziging ingaat, tenzij de wijziging noodzakelijk is vanwege wetgeving, beveiliging, continuïteit of externe dienstverleners.

8.4. Mach Software mag wijzigingen direct doorvoeren wanneer dit noodzakelijk is voor beveiliging, fraudepreventie, continuïteit of naleving van wet- en regelgeving.

Artikel 9. Overige bepalingen

9.1. Op de overeenkomst en deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.

9.2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter in het arrondissement waar Mach Software statutair is gevestigd, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

9.3. Mededelingen mogen digitaal worden gedaan aan het laatst bekende e-mailadres van de Klant.

9.4. De Klant moet wijzigingen in contactgegevens, bedrijfsgegevens en factuurgegevens zo snel mogelijk doorgeven.

9.5. Wanneer een bepaling ongeldig of niet-afdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.

9.6. Mach Software mag haar rechten en verplichtingen overdragen aan een derde die KIEM.io of de betreffende bedrijfsactiviteiten overneemt. De Klant mag zijn rechten en verplichtingen niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Mach Software overdragen.

Artikel 10. Verwerkersovereenkomst (AVG)

10.1. Voor zover Mach Software via KIEM.io persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de Klant, is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en Mach Software verwerker. Voor persoonsgegevens die Mach Software voor haar eigen bedrijfsvoering verwerkt, zoals contactgegevens, factuurgegevens, accountbeheer, beveiliging en wettelijke administratie, is Mach Software zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

10.2. Doeleinden van verwerking

Mach Software verwerkt persoonsgegevens voor het beschikbaar stellen, beveiligen, onderhouden en ondersteunen van KIEM.io. Afhankelijk van het gebruik kan dit onder andere gaan om relatiebeheer, klanten- en leveranciersbeheer, contactpersonenbeheer, projectadministratie, taak- en werkopdrachtbeheer, urenregistratie, personeelsplanning, offertes, facturen, debiteurenbeheer, e-mailverwerking, documentbeheer, agendabeheer, interne communicatie, gebruikersbeheer, logging, back-ups en technisch beheer.

10.3. Categorieën persoonsgegevens

Afhankelijk van het gebruik van KIEM.io kunnen onder andere namen, adresgegevens, e-mailadressen, telefoonnummers, functienamen, werkgevers, klant- en leveranciersnummers, bankrekeningnummers, betaalgegevens, factuurgegevens, offertegegevens, projectgegevens, werkopdrachten, urenregistraties, afspraken, e-mailberichten, documenten, bijlagen, notities, communicatiegegevens, IP-adressen, inloggegevens en technische loggegevens worden verwerkt.

10.4. Categorieën betrokkenen

De persoonsgegevens kunnen betrekking hebben op medewerkers, voormalige medewerkers, klanten, potentiële klanten, leveranciers, contactpersonen, opdrachtnemers, samenwerkingspartners, debiteuren, crediteuren en andere personen van wie de Klant gegevens in KIEM.io verwerkt.

10.5. Verplichtingen van de Klant

De Klant garandeert dat hij gerechtigd is persoonsgegevens via KIEM.io te verwerken, dat voor iedere verwerking een geldige grondslag bestaat, dat betrokkenen juist zijn geïnformeerd, dat niet meer gegevens worden verwerkt dan noodzakelijk en dat Gebruikers alleen toegang krijgen tot gegevens die zij nodig hebben.

10.6. Verplichtingen van Mach Software

Mach Software verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van de overeenkomst, de instellingen binnen KIEM.io en andere gedocumenteerde instructies van de Klant. Mach Software gebruikt deze gegevens niet voor eigen commerciële doeleinden, treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en bindt personen met toegang tot persoonsgegevens aan geheimhouding.

10.7. Beveiliging

Mach Software treft passende beveiligingsmaatregelen die kunnen bestaan uit versleutelde verbindingen, beveiligde opslag, toegangsbeveiliging, rechtenbeheer, logging, monitoring, back-ups, beveiligingsupdates, beperking van administratieve toegang en procedures voor incidenten.

10.8. Subverwerkers en doorgifte

De Klant geeft Mach Software algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen voor het leveren van KIEM.io, zoals leveranciers van hosting, opslag, back-ups, e-mail, monitoring, beveiliging, ondersteuning, betalingen, boekhoudkoppelingen, agenda-integraties, AI-functionaliteit en andere technische infrastructuur. Persoonsgegevens worden alleen buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt wanneer daarvoor een geldige wettelijke doorgiftegrond bestaat.

10.9. Datalekken en verzoeken van betrokkenen

Wanneer Mach Software een datalek ontdekt waarbij persoonsgegevens van de Klant betrokken zijn, informeert zij de Klant zonder onredelijke vertraging. Wanneer een betrokkene rechtstreeks bij Mach Software een verzoek indient over persoonsgegevens die namens de Klant worden verwerkt, stuurt Mach Software dit verzoek door naar de Klant, tenzij Mach Software wettelijk verplicht is zelf te reageren.

10.10. Audit, teruggave en verwijdering

Mach Software stelt op verzoek informatie beschikbaar die redelijkerwijs nodig is om naleving van deze verwerkersafspraken aan te tonen. Na beëindiging verwijdert Mach Software persoonsgegevens of stelt zij deze waar mogelijk beschikbaar aan de Klant, behalve voor gegevens die wettelijk moeten worden bewaard, noodzakelijk zijn voor een juridisch geschil of tijdelijk aanwezig blijven in back-ups.